De hele dag online is voor veel mensen niets bijzonders. Dat doen we tenslotte al jaren. Nieuw is nu dat we onze fysieke contacten missen. En dat gemis willen we op één of andere manier compenseren. Laten we eens kijken naar teams die gescheiden zijn van werklocatie, de zg. distributed teams. In veel gevallen zit een deel van het team in Nederland en een ander deel ergens anders op de wereld.

In de teams die ik het afgelopen jaar heb begeleid als Scrum Master bij ABNAmro was dat India. Met de drang die we altijd hebben om bij elkaar te zijn, waren de meeste vergadering hybride: de mensen in Nederland zaten in een vergaderkamer bij elkaar en de mensen in India waren online aanwezig. Soms zaten zij ook bij elkaar in een vergaderkamer, maar meestal zat ieder voor zich aan zijn of haar bureau. Wat gebeurt er dan?

In veel gevallen ontstond een levendige discussie in de vergaderkamer in Nederland. Als er dan een verschil van mening was, werd er lekker door elkaar heen gepraat. En soms werd op het whiteboard in de vergaderkamer de (technische) situatie geschetst. Verplaats je nu eens naar de mensen die online mee doen. Als er door elkaar gepraat wordt is het gesprek nauwelijks meer te volgen. De krabbels op het whiteboard zijn niet te lezen via de camera. Laat staan dat je er tussen komt en mee kunt doen aan de discussie. De online deelnemers zijn dus gedurende het gesprek verschoven van deelnemer naar publiek. En vervolgens volledig afgehaakt.

Hoe anders is dat nu! Iedereen zit thuis aan zijn bureau/eetkamertafel/strijkplank (ja echt, de werkplek van één van de team leden was zittend op het bed met de laptop op de strijkplank). Als er door elkaar gepraat wordt, heeft iedereen er last van en dat wordt dus direct opgelost. Ook al gaat dat soms met wat horten en stoten. Schetsen op het whiteboard worden ofwel helemaal niet meer gemaakt, ofwel door ieder persoonlijk gemaakt voor eigen geheugensteun ofwel via Powerpoint, een virtueel whiteboard of iets anders gemaakt en dan met elkaar gedeeld op het scherm. Er is geen verschil meer tussen ‘onshore’ en ‘offshore’. Alleen nog tussen introvert en extrovert, volgzaam en assertief vanuit persoonlijk of cultureel perspectief. Er komt meer balans in de vergadering en de mensen die eerst als online publiek fungeerden, zijn nu ineens direct betrokken in de discussie.

Ik vond het fantastisch om te zien wat dat met mensen doet. En hoe snel de omschakeling is gegaan. Ook voor mij als Scrum Master kon ik veel beter mijn aandacht verdelen over het hele team. maar Bellen in de kantoortuin vind ik altijd onhandig, misschien is het mijn terughoudendheid dat ik anderen niet lastig wil vallen. Dus ik zoek voor de gesprekken met de collega’s in India (of waar dan ook die niet bij mij op kantoor aanwezig zijn) altijd ergens een rustig plekje. Dat is wel een extra drempel om elkaar te spreken. Nu ik toch alleen zit in mijn werkkamer is die drempel ineens weggevallen en is het contact met de collega’s in India veel intensiever.

Je merkt dan ook direct dat niet iedereen de luxe heeft om een eigen werkkamer thuis te hebben met alles erop en eraan. De scholen zijn nog dicht in India, dus de kinderen zijn ook thuis. Partner probeert daar ook te werken en in veel gevallen zijn de (schoon)ouders er ook nog. Een vol huis met veel achtergrondgeluid en dan ook nog proberen ter werken. Ik heb er veel respect voor hoe mensen dat voor elkaar krijgen. En het leverde mooie gesprekken op, want met een gesprek kom je eigenlijk bij de mensen thuis. Je komt met elkaar te spreken over de thuissituatie, hoe collega’s hun leven hebben ingericht en wat er belangrijk voor ze is. Deze diepgang in de gesprekken hebben voor een mooie verbondenheid gezorgd, ondanks dat we bijna 10.000 km van elkaar zijn.